Um dos instrumentos básicos para a gestão logística em qualquer empresa é a definição de orçamento para a fonte “despesas de fretes” e, constantemente, realizar a conferência e análise entre o orçamento definido e, o que de fato, se realizou.
Como o preço do frete é influenciado por diversas variáveis (características dos produtos, endereço de entrega, taxas), o processo de conciliação financeira é de suma importância para assegurar que os valores cobrados foi o negociado.
Entenda nesse artigo como a conciliação de frete gera economia para sua empresa.
O que é conciliação de frete?
A conciliação de fretes refere-se ao processo de conferência de faturas, analisando se o valor cobrado pelos parceiros logísticos está de acordo com o que foi previamente acordado. Chama-se conciliação de fretes pois, geralmente, a fatura de frete é o agrupamento de mais de um serviço de transporte (CT-e) realizado em um determinado período.
Qual a importância?
Elencando em poucos tópicos, para facilitar a visualização sobre os principais benefícios, destacamos:
- permitir uma gestão financeira eficiente no setor de logística;
- atender integralmente a políticas de compliance;
- preservar e aplicar integralmente o estabelecido nas negociações de fretes;
- garantir a saúde e equilíbrio econômico-financeiro dos fornecedores e do embarcador.
Isso garante ao embarcador uma gestão melhor do seu orçamento, a rentabilidade do negócio e a manutenção da saúde financeira da organização.
Desafios na conciliação de frete
Normalmente, os embarcadores possuem negociações de fretes com diversas transportadoras. Outros possuem um contrato diferenciado para regiões específicas com o mesmo fornecedor, como tática para obter um melhor custo x benefício.
Tendo isso em perspectiva, é complexo atestar que a cobrança está correta, sem antes analisar e se certificar desses e outros pormenores. Acompanhe:
Modalidade de contratação
A conciliação precisa levar em consideração, no momento de sua análise, a modalidade da contratação do frete. Um exemplo, o leilão de frete terá um valor diferenciado em relação à tabela negociada. Logo, sem esse detalhe observado a fatura pode ter seu pagamento negado.
- Taxas
Outro ponto que requer a atenção dos analistas na hora de conciliar, são as taxas. Pode ter ocorrido algo, como restrição de horário para entregas no endereço do cliente e, por conta dessa despesa “imprevista” a transportadora lança um valor que, em tese, não procede com a tabela negociada.
- Trabalho manual
É de conhecimento comum que o ser humano é falho. E, em se tratando de documentos ou arquivos digitais com diversos campos e detalhes para serem observados e analisados, o potencial de erro é elevado à máxima potência.
Inclua, ainda, a quantidade de documentos de responsabilidade da equipe de revisar, gerar, analisar para os mais diversos setores e finalidades de sua empresa. Essa sobrecarga é um catalisador de falhas e prejuízos.
- Processos
A depender do porte e das políticas do embarcador, há processos capaz de gerar lentidão e demanda de trabalho: a auditoria.
Esse processo é muito utilizado como ferramenta de gestão e compliance. Recomendamos muito aos embarcadores, e a qualquer cliente fazer. Só leve em consideração o porte, a demanda e a capacidade de sua empresa e equipe de realizá-lo, com excelência, com as ferramentas disponíveis para evitar problemas e gargalos futuros.
Nem tudo são flores…porém, te trago boas novas
As cobranças e pagamentos indevidos são os principais problemas enfrentados pelos embarcadores devido a estrutura e composição de preço dos fretes.
Por isso, um método que contribui muito com a diminuição de erros, cobranças e pagamentos indevidos e ajuda a melhorar seus indicadores de produtividade é a aplicação de automações de processos.
Hoje, o mercado entrega diversas opções de soluções que atendem plenamente essa necessidade específica, podendo até ampliar o escopo, e abraçar toda a operação de distribuição. Proporcionando uma maior eficiência.
Gestão de fretes eficiente
Após a leitura de nosso artigo, podemos concordar que, por eficiência entende-se o melhor rendimento com os recursos disponíveis investidos no objeto da análise. Correto?
Na perspectiva de fretes, é sobre definir a transportadora que possui os melhores indicadores de entrega para os produtos e endereço do cliente. Afinal, sabemos que a escolha é assertiva quando os resultados são: produto entregue no endereço correto, no menor tempo e custo possível e de forma íntegra, sem avarias ou danos.
Entende-se que a conciliação, nesse contexto, contribui para certificar a idoneidade dos parceiros e fornecedores de transportes e contribuir para uma melhor gestão financeira do embarcador.
A DATAFRETE considera muito importante as empresas terem uma gestão de fretes eficientes e assertivas, por isso dispõe de uma solução específica para sua equipe aplicar, com agilidade e integridade, sua política de compliance e gestão financeira.
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Há muito que podemos contribuir para melhorar a gestão de sua organização.
